Jak stworzyć FAQ dla nowych pracowników? Poradnik HRBP

Pamiętasz swój pierwszy dzień w nowej pracy? Nawet jeśli sam proces wdrożenia był super, gwarantuję, że w Twojej głowie kłębiło się jedno podstawowe pytanie: „Kogo mogę o to zapytać?”.

Kogo zapytać o hasło do Wi-Fi dla gości? Gdzie znajdę szablon naszej prezentacji? Jak właściwie działa ten benefit X i do kogo mam się z tym zgłosić?

Jako HR Business Partner widzę to codziennie. Nowi pracownicy spędzają godziny na poszukiwaniu podstawowych informacji. Menedżerowie i zespoły (w tym ja!) toną, odpowiadając w kółko na te same, powtarzalne pytania.

Tradycyjna odpowiedź biznesu? „Mamy taki plik w Excelu/Wordzie na dysku wspólnym”. Brzmi znajomo? Niestety, w dzisiejszym, szybko zmieniającym się środowisku (szczególnie w tech!), to rozwiązanie, które przynosi więcej szkody niż pożytku.

„Mamy to w Excelu” – czyli 5 kręgów chaosu

Mówiąc wprost: Twój stary plik FAQ nie działa. Najprawdopodobniej jest statyczny, ukryty gdzieś w czeluściach dysku i (co najgorsze) prawie na pewno nieaktualny.

Dlaczego Excel czy dokument Word to zły pomysł?

• Jest wiecznie nieaktualny: Ktoś zmienił proces wnioskowania o urlop, ale „zapomniał” zaktualizować plik FAQ_v5_FINAL_poprawione.xlsx. Nowy pracownik dostaje błędne info już na starcie.
• Jest niemożliwy w obsłudze: Przewijanie 200 wierszy w Excelu, żeby znaleźć odpowiedź na jedno pytanie, to koszmar. Nie da się go sensownie przeszukiwać (a Ctrl+F to nie jest wyszukiwarka).
• Generuje chaos wersyjny: „Masz najnowszą wersję?”, „Nie, ja mam inną”, „A gdzie to w ogóle leży?”. Zamiast pomagać, tworzy kolejne problemy i frustrację.
• Jest płaski i nieangażujący: To tylko suchy tekst. Nie możesz tam łatwo osadzić wideo-instrukcji, dodać interaktywnych screenów czy zalinkować profili kluczowych osób.
• Nikt go nie czyta: Bądźmy szczerzy. Nikt nie chce otwierać tego pliku.

Czas na ewolucję: Czym jest „Question Book”?

Nie potrzebujesz kolejnego „pliku”. Potrzebujesz dynamicznej, żyjącej bazy wiedzy. Miejsca, które ja lubię nazywać „Question Bookiem” (albo „Digital Handbook”, „Wewnętrzną Wiki” – nazwa jest drugorzędna).

Chodzi o centralne, firmowe „centrum dowodzenia”, w którym odpowiedzi na WSZYSTKIE powtarzalne pytania są:

1. Łatwe do znalezienia (mają świetną, szybką wyszukiwarkę).
2. Zawsze aktualne (bo są „właściciele” treści, a edycja jest banalnie prosta).
3. Interaktywne (możesz osadzać wideo, screeny, linki do innych systemów).
4. Dostępne z każdego miejsca (a nie zakopane na dysku sieciowym).

Narzędzia: Notion i Confluence wkraczają do gry

Jeśli pracujesz w branży technologicznej, te nazwy na pewno już słyszałeś. Firmy, z którymi współpracuję, najczęściej opierają swoje „Question Books” na dwóch narzędziach: Confluence (od Atlassian) lub Notion.

Dlaczego? Bo są stworzone właśnie do tego.

• Notion jest niesamowicie elastyczny, piękny wizualnie i intuicyjny. Pozwala budować bazy danych, połączone strony, listy zadań. Idealny dla firm, które cenią design i elastyczność.
• Confluence to „starszy brat”, głęboko zintegrowany z Jirą. Jest potężny, ma świetne zarządzanie uprawnieniami i jest standardem w wielu korporacjach technologicznych.

Oba narzędzia pozwalają budować przejrzyste strony, tagować je i błyskawicznie przeszukiwać. Zamiast szukać pliku .xlsx, pracownik wpisuje w wyszukiwarkę „urlop” i od razu dostaje gotową, aktualną instrukcję z linkami do wniosku.

Co powinno trafić do Waszego „Question Booka”? (Checklista)

Nie próbuj budować od razu encyklopedii. Zacznij od tego, co boli najbardziej. Dobra struktura to podstawa.

Oto mój sugerowany podział dla firmy technologicznej:

🧭 Start tutaj (Dzień 1)

Wszystko, czego pracownik potrzebuje, by przetrwać pierwszy tydzień.

• Misja, wizja, wartości (w pigułce!)
• Kluczowe osoby (Kto jest kim? Ze zdjęciami!)
• Struktura firmy (prosty graf)
• Podstawowe narzędzia (Logowanie do maila, Slacka/Teams, Jiry)

🏛️ Biuro i Administracja

Logistyka dnia codziennego.

• Zasady pracy (biuro, hybryda, remote)
• Rezerwacja salek, biurek
• Zgłaszanie problemów IT (service desk)
• Zamawianie sprzętu

💰 Ludzie i Benefity (HR)

Wszystko, o co ludzie pytają HR.

• Proces wnioskowania o urlop
• Wszystko o benefitach (z linkami do systemów!)
• Rozliczanie delegacji, nadgodzin
• Badania lekarskie, procesy payrollowe
• Program poleceń pracowniczych

🚀 Nasze Produkty i Procesy

Jak zarabiamy pieniądze i jak pracujemy.

• Jak pracujemy (Scrum, Agile, nasz framework)
• Opis naszych produktów (wersja dla nietechnicznych)
• Kluczowe dokumenty projektowe (gdzie ich szukać)
• Standardy komunikacji (Kiedy Slack, kiedy e-mail, kiedy spotkanie?)

Jak zacząć (bezboleśnie)? Mam na to plan w 3 krokach

Wizja budowania całej bazy wiedzy może przerażać. Ale nie musi. Wprowadźmy trochę myślenia produktowego do naszego HR-u.

1. Stwórz „MVP” (Minimum Viable Product): Nie buduj wszystkiego naraz. Zbierz od menedżerów 10 pytań, które słyszą non-stop od nowych osób.
2. Wybierz narzędzie i odpowiedz: Załóż darmowe konto w Notion i stwórz pierwszą stronę. Odpowiedz na te 10 pytań. Zrób to porządnie – z linkami i screenami.
3. Testuj i iteruj: Daj link nowej osobie i zapytaj: „Czy to jest jasne? Czego Ci tu brakuje?”. Traktuj swoją bazę wiedzy jak żywy produkt, który ciągle ulepszasz.

To nie „miły dodatek”. To fundament skalowania.

Inwestycja w centralny „Question Book” to nie jest „miły dodatek do onboardingu”. To strategiczna decyzja biznesowa.

Każde pytanie, na które odpowiada Twój „Question Book”, to oszczędzony czas menedżera, kolegi z zespołu i działu HR. To szybsza adaptacja nowego pracownika i mniejszy chaos organizacyjny.

Dajesz nowej osobie wędkę (bazę wiedzy), a nie rybę (odpowiedź na jedno pytanie), budując jej samodzielność i poczucie sprawczości od pierwszego dnia. A przy okazji – uwalniasz czas swój i menedżerów na rzeczy, których żadna baza wiedzy nie zastąpi: na strategiczne partnerstwo i budowanie relacji.

Chcesz mieć onboarding, który działa?

Stworzenie firmowej bazy wiedzy to dopiero pierwszy, ale bardzo ważny krok. Jeśli czujesz, że procesy w Twojej firmie wymagają uporządkowania, a Twój onboarding ma luki, które kosztują Cię czas i zaangażowanie nowych osób – chętnie Ci w tym pomogę.

Jako HR Business Partner wspieram zarządy i menedżerów w budowaniu skalowalnych procesów, które realnie wspierają progres biznesu.

Jeżeli potrzebujesz mojej pomocy, to śmiało pisz lub umów się na konsultacje!